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Citation: FaxTalk(r) is a registered trademark and FaxTalk Communicator, and FaxTalk CallControl are trademarks of Thought Communications, Incorporated. All Rights Reserved.


Introduction

L’annuaire de FaxTalk stocke les informations sur les contacts afin d’éviter de réentrer ces informations à chaque fois que vous voulez communiquer avec eux à l’aide de FaxTalk Communicator.

FaxTalk Communicator prenant en charge plusieurs annuaires, vous pouvez stocker les informations en fonction de critères spécifiques, tels que contacts de travail ou personnels. L’annuaire de FaxTalk vous permet de créer, de supprimer, de copier et d’imprimer autant d’annuaires que vous voulez.

La fenêtre principale de l’annuaire affiche le contenu de l’annuaire sélectionné. Les contacts sont stockés avec les informations suivantes : Nom, Société, Numéro d’appel vocal, Numéro de télécopie et Commentaires. Vous pouvez trier la liste de l’annuaire en cliquant sur l’en-tête des colonnes.

  Rubriques connexes


Ajout d'un nouveau contact
Ajout d’un nouveau contact

Vous pouvez ajouter un nombre illimité de contacts à un annuaire. L’annuaire stocke le nom, la société et les numéros d’appel vocal et de télécopie du contact, ainsi que tout commentaire s’y rapportant.

Pour ajouter un contact à l’annuaire :

1.	Dans le menu Edition, sélectionnez la commande Nouveau contact.

2.	Entrez les informations sur le contact. Le prénom est requis.

3.	Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer le contact dans l’annuaire.


Groupement de contacts pour la télécopie

Une fonction pratique de l’annuaire lors de l’adressage des télécopies pour l’envoi permet de grouper certains contacts qui recevront souvent les mêmes informations par télécopie. La sélection d’un seul groupe permet ainsi d’envoyer une télécopie à tous ces contacts.

Pour créer un groupe :

1.	Dans le menu Edition, choisissez la commande Nouveau groupe.

2.	Entrez le nom du groupe tel qu’il doit être affiché dans l’annuaire.

3.	Entrez des commentaires relatifs au groupe. Ces commentaires sont affichés dans l’annuaire.

4.	Sélectionnez les contacts à ajouter au groupe à partir de la liste Entrées de l’annuaire.

5.	Cliquez sur le bouton Ajouter afin d’ajouter les contacts sélectionnés à la liste Membres du groupe.

6.	Pour supprimer des membres de la liste Membres du groupe, sélectionnez les membres à supprimer et cliquez sur le bouton Supprimer.


Modification des propriétés d'un contact
Modification des propriétés d’un contact

Vous pouvez modifier les contacts de l’annuaire existants et modifier les informations qui leurs sont liées.

Pour modifier les informations d’un contact :

1.	Sélectionnez le contact, puis choisissez la commande Propriétés dans le menu Edition, ou double-cliquez sur l’entrée de l’annuaire.

2.	Modifiez les informations sur le contact.

3.	Cliquez sur le bouton OK afin d’enregistrer les nouvelles informations du contact.


Mise à jour d'un groupe de contacts pour la télécopie
Mise à jour d’un groupe de contacts pour la télécopie

Vous pouvez modifier des groupes de l’annuaire existants et les informations qui leurs sont liées.

Pour modifier les informations liées à un groupe :

1.	Sélectionnez le groupe, puis choisissez la commande Propriétés dans le menu Edition, ou double-cliquez sur l’entrée de l’annuaire.

2.	Modifiez les informations sur le groupe, ou ajoutez ou supprimez des contacts de la liste Membres du groupe.

3.	Cliquez sur le bouton OK afin d’enregistrer les nouvelles informations sur le groupe.


Création d'un nouvel annuaire
Création d’un nouvel annuaire

FaxTalk Communicator prend en charge un nombre illimité d’annuaires.

Pour créer un nouvel annuaire :

1.	Dans le menu Fichier, choisissez la commande Nouveau.

2.	Entrez le nom de l’annuaire.

3.	Cliquez sur le bouton Enregistrer afin de créer l’annuaire.

4.	L’annuaire nouvellement créé est maintenant sélectionné et prêt pour l’ajout de contacts.


Impression d'une liste de contacts d'un annuaire
Impression d’une liste de contacts d’un annuaire

Vous pouvez imprimer une liste de contacts et de groupes contenus dans un annuaire. Lors de l’impression d’une liste de contacts, vous avez l’option d’imprimer l’annuaire entier ou une partie sélectionnée. Vous avez également l’option d’imprimer une liste de contacts, de groupes, ou les deux.

Pour imprimer une liste de contacts d’un annuaire :

1.	Dans le menu Fichier, choisissez la commande Imprimer.

2.	Sélectionnez l’imprimante.

3.	Sélectionnez la plage d’impression et le nombre de copies à imprimer.


Suppression de contacts d'un annuaire
Suppression de contacts d’un annuaire

Vous pouvez supprimer des contacts ou des groupes d’un annuaire à tout moment.

Pour supprimer des contacts ou des groupes :

1.	Sélectionnez le(s) contact(s) ou le(s) groupe(s).

2.	Dans le menu Edition, choisissez la commande Supprimer.

3.	Confirmez que vous voulez supprimer les éléments sélectionnés.


Importation de contacts dans un annuaire

Vous pouvez importer dans un annuaire des informations de contacts créées dans d’autres applications. FaxTalk Communicator requiert que ces informations soient dans un format de fichier ASCII à séparateur par virgules.

Le fichier ASCII à séparateur par virgules doit être dans un format spécifique afin d’être importé correctement. Le fichier doit contenir au moins un enregistrement et chaque enregistrement doit être séparé par <CR><LF> (retour chariot et saut de ligne). Les champs de chaque enregistrement doivent être séparés par une virgule et chaque champ doit se trouver entre des guillemets doubles à l’anglaise.

Pour importer des contacts dans un annuaire :

1.	Préparez un fichier ASCII à séparateur par virgules en fonction du format décrit ci-dessus.

2.	Dans le menu Fichier, choisissez la commande Importer.

3.	Entrez le nom du fichier ASCII à séparateur  par virgules.

Les champs des contacts doivent être dans l’ordre suivant :

Prénom	25 caractères maximum. Ce champ doit comporter des données dans tous les enregistrements
Nom	30 caractères maximum.
Société	20 caractères maximum.
Numéro de télécopie	30 chiffres maximum. Ce champ doit comporter des données dans tous les enregistrements
Numéro d’appel vocal	30 chiffres maximum.
Commentaires	40 caractères maximum.


Exportation de contacts à partir d'un annuaire
Exportation de contacts à partir d’un annuaire

Vou pouvez exporter les contacts d’un annuaire dans un format de fichier ASCII (texte) afin de les utiliser dans une autre application. L’annuaire de FaxTalk exporte les enregistrements de contacts sélectionnés dans un format ASCII à séparateur  par virgules.

Pour exporter les contacts d’un annuaire :

1.	Sélectionnez les contacts de l’annuaire à exporter.

2.	Dans le menu Fichier, choisissez la commande Exporter.

3.	Entrez le nom du fichier à exporter.

4.	Cliquez sur le bouton Enregistrer afin d’exporter les contacts.

Remarque

•	Les groupes de l’annuaire ne peuvent pas être exportés. Seuls les contacts individuels sont exportés.


Copie de contacts d'un annuaire à un autre
Copie de contacts d’un annuaire à un autre

Vous pouvez copier ou déplacer des contacts d’un annuaire à un autre.

Pour copier des contacts d’un annuaire à un autre :

1.	Sélectionnez les contacts dans l’annuaire source.

2.	Dans le menu Edition, choisissez la commande Couper ou Copier. La commande Couper supprime les contacts de l’annuaire source et les insère dans l’annuaire cible. La commande Copier copie simplement les informations des contacts.

3.	Dans la liste Annuaire, sélectionnez l’annuaire cible.

4.	Dans le menu Edition, choisissez la commande Coller.


Ouverture d'un annuaire
Ouverture d’un annuaire

Pour ouvrir un annuaire existant :

1.	Dans le menu Fichier, choisissez la commande Ouvrir.

2.	Naviguez jusqu’au répertoire contenant le fichier de l’annuaire.

3.	Sélectionnez le fichier de l’annuaire et cliquez sur le bouton OK.


Sélection d'un autre annuaire
Sélection d’un autre annuaire

Vous pouvez à tout moment choisir entre différents annuaires dans la liste Annuaire.  Pour sélectionner un autre annuaire, sélectionnez simplement l’annuaire dans la liste, et les contacts qu’il contient s’affichent. Afin de sélectionner l’annuaire, vous pouvez également choisir la commande Ouvrir dans le menu Fichier.


Enregistrement d'un annuaire sous un nouveau nom
Enregistrement d’un annuaire sous un nouveau nom

Pour enregistrer un annuaire sous un nom différent :

1.	Dans le menu Fichier, choisissez la commande Enregistrer sous.

2.	Entrez le nouveau nom de l’annuaire.

3.	Cliquez sur le bouton Enregistrer afin d’enregistrer l’annuaire sous le nouveau nom.


Suppression d'un annuaire
Suppression d’un annuaire

Vous pouvez supprimer de FaxTalk Communicator les annuaires que vous n’utilisez plus.

Pour supprimer l’annuaire actuellement sélectionné :

1.	Dans le menu Fichier, choisissez la commande Supprimer.

2.	Confirmez que vous voulez supprimer l’annuaire.


Modification de l'affichage des noms dans l'annuaire
Modification de l’affichage des noms dans l’annuaire

Vous pouvez sélectionner la façon dont les noms sont affichés dans l’annuaire. L’annuaire de FaxTalk prend en charge l’affichage dans le sens Prénom, Nom, ou Nom, Prénom.

Pour sélectionner la façon dont les noms sont affichés dans l’annuaire :

1.	Dans le menu Edition, choisissez la commande Afficher les entrées.

2.	Sélectionnez le format d’affichage à utiliser.


Tri des contacts dans l'annuaire
Tri des contacts dans l’annuaire

Vous pouvez modifier l’ordre de tri de l’annuaire de FaxTalk afin que les informations des contacts soient affichées de façon plus pratique.

Pour modifier l’ordre de tri :

1.	Dans le menu Edition, choisissez la commande Trier.

2.	Sélectionnez le champ à utiliser comme critère de tri.

3.	Sélectionnez un tri en ordre croissant ou décroissant.


Propriétés des contacts

La boîte de dialogue Propriétés des contacts permet de modifier les propriétés d’un contact existant dans un annuaire. Vous pouvez ajouter ou modifier toute information et enregistrer les informations mises à jour en cliquant sur le bouton OK.


Propriétés du groupe

La boîte de dialogue Propriétés du groupe permet de modifier les propriétés d’un groupe existant dans un annuaire. Vous pouvez ajouter ou supprimer des membres individuels du groupe sélectionné.

Pour ajouter des contacts au groupe :

1.	Sélectionnez les contacts dans la liste Contacts.

2.	Cliquez sur le bouton Ajouter.

3.	Les contacts sont ajoutés à la liste Membres du groupe.

Pour supprimer des contacts :

1.	Sélectionnez les contacts dans la liste Membres du groupe.

2.	Cliquez sur le bouton Supprimer.

3.	Les contacts sont supprimés de la liste Membres du groupe.

Lorsque la modification du groupe est terminée, cliquez sur le bouton OK afin d’enregistrer les modifications.


Nouveau contact

Entrez les informations sur le contact, y compris le nom, la société, le numéro de télécopie, le numéro d’appel vocal et des commentaires. Afin d’enregistrer un contact dans l’annuaire, le champ du prénom doit contenir des données.


Nouveau groupe

Vous pouvez grouper certains contacts qui recevront souvent les mêmes informations par télécopie. La simple sélection d’un seul groupe vous permet ainsi d’envoyer une télécopie à tous les contacts qu’il contient.Pour créer un groupe, vous devez entrer un nom de groupe et ajouter des contacts de l’annuaire à la liste Membres du groupe.


Sélection des destinataires des télécopies

Vous pouvez envoyer une télécopie à des centaines de contacts, en quelques clics de souris. La fenêtre Annuaire de FaxTalk - Sélectionnez les destinataires affiche les noms et les groupes de l’annuaire actuel. Lors de l’envoi de télécopies à l’aide de l’Assistant de télécopie, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs contacts de l’annuaire afin de les ajouter à la liste des destinataires.

Pour ajouter un contact à partir de l’annuaire :

1.	Sélectionnez le(s) contact(s) dans l’annuaire.

2.	Dans la fenêtre Annuaire de FaxTalk - Sélectionnez les destinataires, cliquez sur le bouton OK.

3.	Les contacts apparaissent maintenant dans la liste des destinataires de l’Assistant de télécopie.